Boekhouden is het bijhouden van alle (financiële) administratie. Door de administratie systematisch en overzichtelijk bij te houden krijg je meer inzicht in de financiën van je bedrijf. Alle inkomsten en uitgaven die er gedaan worden, moeten namelijk in de boekhouding worden verwerkt. De Belastingdienst verplicht bovendien alle ondernemers om een boekhouding bij te houden.

Met het bijhouden van de boekhouding is het mogelijk om met handige overzichten verantwoording af te leggen over de financiële situatie van je bedrijf. Er wordt bijvoorbeeld duidelijk wat het gevoerde beleid van je onderneming is. Daarnaast wordt in één keer duidelijk waar mogelijke verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Veel mensen vinden het bijhouden van de boekhouding een ingewikkelde, saaie en/of tijdrovende taak. Daarom wordt de uitvoering daarvan vaak uitbesteed aan een boekhouder of administrateur, waardoor ze ieder jaar toch een behoorlijk bedrag kwijt zijn. Toch zijn er ook ondernemers die de boekhouding liever zelf doen. Dit heeft te maken met het aanbod aan boekhoudprogramma’s, die het opzetten en bijhouden van een boekhouding vergemakkelijkt. Sommige software is zo gebruiksvriendelijk dat zelfs een boekhoud leek er mee om kan gaan.

Een boekhoudprogramma is een digitaal hulpmiddel om je (financiële) administratie bij te houden. Met een boekhoudprogramma kun je de dagelijkse boekhoudkundige werkzaamheden invullen. De software maakt aan de hand van die gegevens een balans, een btw-overzicht en een resultatenrekening. Je hoeft dus niet meer zelf aan de slag met ingewikkelde Excel-formules.

De meeste boekhoudprogramma’s automatiseren bovendien een aantal administratieve taken waardoor je meer tijd overhoudt voor andere belangrijke taken. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch maken en versturen van periodieke facturen en eventueel de betalingsherinneringen. Ook is het heel gemakkelijk om bonnetjes op te slaan door er simpelweg een foto van te maken. Bovendien kan de software worden gekoppeld aan de bank voor het automatisch bijwerken van je debiteurenoverzicht.

Het bijhouden van de boekhouding omvat een breed scala aan activiteiten om het volledige financiële plaatje van je onderneming in beeld te brengen. Handmatige invoer is complex en tijdrovend. Bovendien is het handmatig invoeren van de administratie erg vatbaar voor fouten. Boekhoudprogramma’s dragen bij aan de vereenvoudiging van deze activiteiten, waardoor ondernemers meer tijd overhouden om zich te concentreren op andere belangrijke dingen.

Boekhoudprogramma’s hebben meerdere voordelen.

Een belangrijk voordeel is de grotere nauwkeurigheid van dergelijke programma’s ten opzichte van handmatige invoer. Dankzij een boekhoudprogramma is het mogelijk om menselijke fouten te verminderen of zelf te elimineren. Bij handmatige  boekhoudprocessen worden veel wiskundige berekeningen met de hand gemaakt waardoor ze erg vatbaar zijn voor (tik)fouten. Een verkeerde berekening kan grote gevolgen hebben, dus dat moet zoveel mogelijk voorkomen worden. Computers zijn in principe niet in staat om dergelijke wiskundige fouten te maken. Het blijft natuurlijk wel belangrijk dat de juiste gegevens worden ingevoerd in het programma.

Wij zouden zeggen kies voor een compleet boekhoudprogramma. Waarom? Omdat een eenvoudig boekhoudprogramma op de lange termijn alleen maar extra werk oplevert. Bepaalde functionaliteiten die u wel graag zou willen gebruiken zitten niet in een eenvoudig boekhoudprogramma. Stip•t probeert een zo compleet mogelijk programma aan te bieden die vooral efficiënt te gebruiken is.

Veel mensen zijn op zoek naar een eenvoudig boekhoudprogramma, omdat ze bang zijn voor de leercurve. Waar dergelijke programma’s vroeger inderdaad waren voorbehouden voor accountants en boekhouders, is Stip•t meer gericht op diverse gebruikers Ingewikkelde boekhoudtermen zijn zoveel mogelijk omgezet naar begrijpelijke taal. De software is er bovendien op gericht om het jou als ondernemer gemakkelijker te maken, want het bijhouden van je administratie is nu eenmaal een verplichting.

Als je zoekt op boekhoudprogramma’s, dan kan je al snel worden overweldigd door het ruime aanbod aan software en pakketten. Allereerst is het handig om je te realiseren wat het verschil is tussen een online en een offline boekhoudprogramma.

Online boekhouden betekent eigenlijk niets minder dan dat je overal en altijd jouw boekhouding kunt bijhouden en inzien. Je hebt slechts een internetverbinding en een computer, smartphone of tablet nodig. Het grote voordeel is dat je niet afhankelijk bent van één bepaalde computer om de administratie bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld bonnetjes heel gemakkelijk invoeren door er een foto van te maken met je smartphone. Een ander voordeel is dat de verantwoordelijkheid van de beveiliging ligt bij de aanbieder van het online boekhoudprogramma. Je hoeft je daar dus geen zorgen over te maken.

Offline boekhouden gaat dus niet via het internet. Je koopt een boekhoudprogramma met licenties die je meestal op zakelijke computers installeert. Je kunt dus niet altijd en overal inloggen in jouw boekhouding. Het voordeel is echter dat je volledig eigenaar wordt van het programma. Nadeel daarvan is dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw data.

Om software op de desktop te gebruiken, moet het op je computer geïnstalleerd zijn. Het is dus eigenlijk een offline boekhoudprogramma. Alle boekhouding moet worden ingevoerd op de computers waar het programma geïnstalleerd is. Vroeger draaide alle boekhoudsoftware op de computer, tegenwoordig wordt er steeds vaker gebruik gemaakt van cloudpakketten.

Om cloudsoftware te gebruiken heb je een internetverbinding nodig. Dit is dus een online boekhoudprogramma. DE software draait volledig op het internet waardoor je met een internetverbinding altijd toegang hebt tot je gegevens. Dit betekent ook dat je de cloudsoftware kunt gebruiken vanaf vrijwel iedere computer, smartphones en tablets.

Cloudsoftware is meestal gebruiksvriendelijker dan de desktopprogramma’s, doordat ze minder technische kennis vereisen.

Factuurprogramma

Een belangrijk onderdeel van de boekhouding is het bijhouden van de facturatie. Veel kleine ondernemingen en zzp’ers doen de facturatie handmatig in een Office-bestand zoals Word of Excel. Dit echter een zeer tijdrovende klus. Bovendien ontstaan er vaak in de loop der tijd meerdere losse bestanden, waardoor het overzicht snel verloren gaat.

Met een facturatieprogramma wordt de facturatie vergemakkelijkt. Met één druk op de knop verzend het programma de factuur naar de klant.  Met een factuurprogramma heb je altijd inzicht in je betalingen en kan je op een snelle en efficiënte wijze een herinnering sturen. Het programma neemt namelijk een aantal taken over en biedt vaak nog tal van andere functionaliteiten die de facturatie makkelijker maken. In het programma kan je zoeken op facturen en kan je met een paar muisklikken zien of deze voldaan is of niet. De meeste programma’s bieden namelijk de mogelijkheid om de betaling te koppelen aan iDeal of automatische incasso.

Boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma heeft meestal meer functionaliteiten dan een factuurprogramma. Met een boekhoudprogramma heb je direct inzicht in je gehele (financiële) administratie. Je hebt je gehele administratie in één product. Je kunt moeiteloos een balans maken die als basis dient voor belastingaangiftes. Daarnaast heb je ook alle voordelen die men heeft van een facturatieprogramma. Dit kan worden geautomatiseerd. Bovendien kan je alle bonnetjes digitaliseren en winst- en verliesrekeningen opstellen.

Boekhoudsoftware is een programma dat je kunt installeren op je computer of laptop. Meestel heb je hiervoor geen internetverbinding nodig. Met boekhoudpakket wordt meestal bedoeld dat het een verzameling is van verschillende tools zoals boekhouding, facturen, salarisadminstratie, bonnetjes inscannen en andere functionaliteiten.  Boekhoudsoftware kun je vaak kopen met eenmalige kosten. Vaak wordt daar nog wel een maandelijks of jaarlijkse bijdrage aan gekoppeld zodat de software voorzien kan blijven van de nieuwste updates en functionaliteiten.