Grootboekschema in boekhoudsoftware

Boekhouden is een van de belangrijkste middelen van een organisatie om inzicht te krijgen in de financiën en het financiële beleid. Daarbij is een dergelijke administratie ook verplicht voor de Belastingdienst. Het is dan ook niet gek dat er allerlei gestandaardiseerde methoden zijn om de boekhouding te doen. Voor nieuwe bedrijven kunnen boekhouding en bijhorende wetgeving soms erg verwarrend en lastig zijn. De meeste ondernemers nemen dan ook al snel een goede accountant in de arm. Zij zorgen dat onze boekhouding juist wordt bijgehouden, of enkel wordt ingediend. Een grootboekschema is een van de belangrijke onderdelen van de administratie die veel werk vergt, maar interessante inzichten geeft in de financiële operaties van een organisatie.

Dit is een grootboekschema​​​​​​​

Een grootboek is de basis van een systeem dat door accountants wordt gebruikt om financiële gegevens op te slaan en te ordenen. Deze basis wordt gebruikt om de financiële overzichten van het bedrijf te maken. Transacties worden geboekt naar individuele sub grootboekrekeningen, zoals die gevonden kunnen worden in het rekeningschema van het bedrijf. De transacties worden vervolgens afgesloten of samengevat in het grootboek en de accountant genereert een proefbalans, dat dient als een rapportage van het saldo van elke grootboekrekening. De proefbalans wordt gecontroleerd op fouten en aangepast door aanvullende noodzakelijke boekingen te boeken, en vervolgens wordt de aangepaste proefbalans gebruikt om de financiële overzichten te genereren. Daarnaast biedt een grootboekschema ook andere inzichten in de financiële gezondheid van een organisatie. Het laat namelijk de operationele kosten zien, maar ook de grootte van verschillende kostenposten. Dit maakt het dan ook een zeer aantrekkelijke bron van informatie voor zowel de ondernemer, als de accountant. Een nadeel voor veel organisaties is echter dat het heel veel werk is om elke transactie te verwerken in een schema, vaak Excel. In die gevallen komt een boekhoudsoftware goed van pas.

Het grootboekschema in de boekhoudsoftware

De meeste organisaties maken gebruik van het kasstelsel, waarbij elke transactie van de verschillende rekeningen wordt geadministreerd. Dit is erg veel werk, vooral als iemand het manueel in een spreadsheet als Excel moet zetten. Daarom stappen steeds meer midden- en kleinbedrijven over op een effectieve boekhoudsoftware. Dergelijke software neemt namelijk al die minutieuze taken van u over. Door de verschillende bankrekeningen die bij het bedrijf horen te koppelen aan de software, wordt de administratie automatisch bijgehouden. Daarbij maakt de software gebruik van uw rekenschema en grootboekschema. Zo komt elke transactie op de gewenste plek binnen uw administratie. Een groto voordeel hiervan is dat eventuele fouten die u zelf kunt maken, niet meer gemaakt kunnen worden. Dit scheelt u en uw accountant veel werk.

Gratis toegang en klanteninformatie

Bij een goede boekhoudsoftware krijgt uw accountant gratis toegang tot de software. Hierdoor kan hij of zij zelf de nodige informatie uit de administratie halen, bijvoorbeeld om aangiftes te doen. Daarbij kunt u als ondernemer ook gemakkelijk balansen, winstmarges of operationele kosten uit de administratie filteren. Door klanteninformatie toe te voegen aan de software, kunnen ook inkomende of uitgaande facturen worden herkend. Alle facturen van leveranciers en klanten worden dan keurig onder die naam opgeslagen, zodat hier een duidelijk overzicht van is.

Facturering automatiseren

Ook is het mogelijk om de facturering naar uw klanten te automatiseren. Hierdoor voorkomt u fouten in de factuur en weet u zeker dat er op tijd herinneringen of aanmaningen worden gestuurd. Ook kunt u gemakkelijk zien welke facturen u zelf nog dient te betalen.