Hoe digitale boekhouding uw organisatie stabiliseert

Het bijhouden van een boekhouding is niet alleen verplicht voor de Belastingdienst, het geeft ook ongekende inzichten in de financiële gezondheid van een organisatie. Het is een goede manier om een beeld te krijgen van de inkomsten, maar ook van de uitgaven. Bij veel mkb organisaties wordt vooral de aandacht gevestigd op de inkomsten. Hoe kleiner de organisatie, hoe groter de preferentie voor inkomstencijfers is. De reden is vaak dat ondernemers vrolijk worden van nieuwe inkomsten en soms een angst hebben van uitgaven. Daarbij kan het lastig zijn om alle uitgaven goed op een rijtje te hebben, omdat het vaak om veel kleine uitgaven gaat, of onduidelijke kostenposten (zoals een website of andere online dienst). Door gebruik te maken van digitale boekhouding kan het bijhouden en meten van uitgaven echter een heel stuk gemakkelijker en interessanter worden.

Zo gaat digitale boekhouding om met uw transacties​​​​​​​

Een goede digitale boekhouding is niet alleen gemakkelijk te implementeren, maar het is ook direct actief en effectief. U linkt gemakkelijk uw bedrijfsrekeningen aan de software, die elke transactie hierna bij zal houden. Hierbij worden inkomsten en uitgaven direct in de juiste mappen van uw rekeningschema gezet, zodat zowel u als uw accountant deze gemakkelijk terug kunnen vinden. Uitgaven en inkomsten worden daarbij ook direct meegerekend in de balans en andere handige financiële rapporten. Hierdoor is het mogelijk om bijna realtime bij te houden wat uw dagomzet, weekomzet of jaaromzet is en hoeveel kosten u vandaag heeft gemaakt. De digitale boekhouding zorgt dat uw data overzichtelijk en op de juiste manier wordt opgeslagen, waardoor uw accountant veel minder tijd hoeft te spenderen aan het uitpluizen van de boekhouding. Hij of zij print simpelweg de balans of jaarrekening uit en kan deze indienen bij de Belastingdienst.

Facturen en klanten labelen

Met digitale boekhouding wordt niet alleen het bijhouden van de transacties gemakkelijker, maar ook het bijhouden van specifieke transacties per klant of product. U kunt gemakkelijk klantprofielen aanmaken in de software, waar verzonden en inkomende facturen automatisch worden opgeslagen. Hierdoor heeft u altijd een beeld van welke facturen naar welke klanten zijn verstuurd en of er wellicht nog facturen open staan. Hierdoor is het mogelijk om ook analyses te maken van klanten. Hoeveel producten nemen zij af? Hoeveel omzet komt van hen en hoeveel procent is dit van uw totale omzet? Dergelijke informatie kan doorslaggevend zijn in uw financiële risicoanalyses en is tevens gemakkelijk terug te vinden in uw digitale boekhouding. Daarbij kunt u ook uw service naar klanten toe verbeteren, door het facturatieproces te digitaliseren.

Facturatie processen digitaliseren met een digitale boekhouding

Zodra u een digitale boekhouding heeft geïmplementeerd, is het mogelijk om de ingevoerde data in te zetten om uw financiële processen te stroomlijnen. Veel bedrijven in Nederland, vooral in de Service provider hoek, geven aan moeite te hebben met het correct factureren. Dit kan zijn omdat het aantal gewerkte uren, of de geleverde dienst niet duidelijk is, maar ook omdat er foutieve data in de factuur wordt gezet. Door deze actie te digitaliseren in uw boekhouding, kan dit niet meer gebeuren. Zo kunt u bijvoorbeeld automatisch de gewerkte uren van werknemers bijhouden en deze automatisch laten factureren. Ook pauzes en natuurlijk het afgesproken tarief worden hierbij meegerekend. Daardoor zal uw factuur altijd up to date zijn en foutloos kunnen worden verstuurd. De kracht hiervan is dat u transparanter bent naar de klant toe en altijd foutloos factureert. Dit geeft ook u zelf meer rust.

Overstappen op digitale boekhouding

Er zijn ongekend veel digitale boekhoudsystemen. Deze kunt u gemakkelijk implementeren.  Hierdoor kunt u in een handomdraai door met de boekhouding en wordt alles automatisch voor u bijgehouden. Dit geeft rust en duidelijkheid aan uw organisatie.