5 februari 2018
Review Stip•t
Door Jules van Delden MSc

 

Stip•t … het beste uit twee werelden!

 

Stip•t is een modern boekhoudpakket in een ‘klassiek’ jasje. Niet alleen is dit pakket bijzonder volledig (wat je niet altijd kunt zeggen van de concurrenten), het voelt ook als ‘degelijk’ en ‘af’, terwijl het toch een betrekkelijke nieuwkomer op de markt is. Stip•t combineert het beste uit twee werelden: je draait het programma niet direct in je internetbrowser, maar vanuit een cliënt die lokaal geïnstalleerd wordt. Terwijl de dataopslag gewoon in de Cloud is! En die combinatie maakt dit pakket bijzonder. De laatste release is voorzien van een nieuwe frisse interface: een ideaal moment om het pakket eens uitgebreid aan de tand te voelen.

 

Een voordeel van online boekhoudsoftware is dat de data centraal is opgeslagen. Dat is ook hier het geval. Werken in de browser is echter niet altijd even prettig: pop-up vensters kunnen geblokkeerd worden, pop-overs schuiven over andere data heen (die je toevallig nét op dat moment nodig hebt). Soms sluit je per ongeluk alle schermen tegelijk af, terwijl dat helemaal niet de bedoeling was. Door alle tabbladen en vensters kun je in de browser behoorlijk de weg kwijtraken. En dan hebben we het nog niet eens over de veiligheidsrisico’s. Met Stip•t heeft u van deze ongemakken allemaal geen last.

 

Het programma is bijzonder compleet te noemen: alle te verwachten functies zijn aanwezig. De functies zijn benaderbaar via de “Module verkenner”. De volgende modules zijn aanwezig: Dashboard, Dagboeken (verkopen, inkopen, bank, memoriaal, afschrijvingen), Grootboek, Facturering en Taken en Instellingen. Voor urenregistratie heeft de maker van Stip•t, XSO, een apart programma ontwikkeld ‘TimeWriter’. Een voorraad- of projectadministratie ontbreekt.

 

“Klassiek” jasje

Stip•t heeft de terminologie, zoals die sinds jaar en dag gebruikt wordt in de administratieve wereld intact gelaten. Dat maakt de samenwerking en communicatie met uw boekhouder en/of accountant ook prettig: u spreekt met elkaar in dezelfde taal. Ingewikkeld? Helemaal niet, Stip•t heeft keurige documentatie in de vorm van online helpschermen. Daarnaast is er ook een handleiding in de vorm van een Pdf-bestand. Eigenlijk doet de term ‘klassiek’ het pakket geen eer aan. Dit is nu eindelijk eens een partij die niet probeert het wiel opnieuw uit te vinden, maar die de gebruikelijke manier van boekhouden juist probeert te verbeteren. En dat is goed gelukt.

 

Relaties kunnen in Stip•t zowel een ‘klant’ (debiteur), ‘leverancier’ (crediteur) of beiden zijn. Dat is handig want in sommige pakketten moet je kiezen, terwijl het in de praktijk heel goed mogelijk is dat je zowel diensten levert, als diensten ontvangt van dezelfde partij. Bij andere pakketten moet je dan de relatie dubbel aanmaken en kan het verrekenen van posten een hels karwei zijn, maar in Stip•t heb je van deze problemen allemaal geen last. De selectie ‘klant’ of ‘leverancier’ zorgt ervoor dat  op diverse plaatsen in het programma een filter wordt gelegd over de relatielijst, zodat je niet altijd de hele lijst ziet. En dat kan fouten voorkomen én maakt invoer sneller. Vanuit diverse plekken in het pakket kun je via een relatie ‘doorklikken’ naar de volgende functie, bijvoorbeeld een artikel factureren aan een relatie.

 

Referentie Grootboekschema

Wat veel ondernemers niet weten is dat een boekhoudpakket in de regel “leeg” wordt opgeleverd. Daarbij is de inrichting van het grootboekschema (de ‘rubrieken’ of ‘categorieën’) waarmee u iedere transactie een plekje geeft in de boekhouding, van cruciaal belang. Dit bepaalt namelijk hoeveel inzicht u krijgt in uw administratie, welke rapporten u kunt maken, of kosten op de juiste plek verwerkt zijn (en dus de fiscale aftrekbaarheid makkelijk te controleren is door uw accountant).

Ik zou een boek vol kunnen schrijven over de inrichting van grootboekschema’s, maar gelukkig is er tegenwoordig het Referentie Grootboekschema: een grote verzameling van meest gebruikte rubrieken, die aansluit bij de diverse verplichte verslaggevingseisen (SBR-rapportages bij Kamer van Koophandel, Belastingdienst, CBS, banken en overheid).

Nu bestaat dit schema ‘out-of-the-box’ uit meer dan 3.000 rubrieken, dus heeft Stip•t voor u een selectie van de meest gebruikelijke rubrieken gemaakt. Indien u toch uit het hele RGS-schema wilt putten dan klapt met één druk op de knop het volledige schema open.

 

Verkoopfacturen

Het aanpassen van de standaard factuurlay-out is een fluitje van een cent met de lay-out editor. In mijn geval was het een kwestie van inladen van de achtergrondafbeelding en klaar! Verkoopfacturen maken is simpel: u kiest de datum, daarna de klant en vervolgens kunt u factuurregels toevoegen. Dat kunnen vrije regels zijn of artikelen die u in een eerder stadium heeft aangemaakt. Facturen kunnen gemaild worden naar de klant, maar ook verstuurd worden via de eVerbinding. Daarbij wordt er uiteraard een UBL (lees: “digitale” e-factuur, zoals die bij leveringen en diensten aan de overheid sinds dit jaar verplicht is) en een leesbare versie als PDF meegestuurd.

 

Inkoopfacturen

De inkoopmodule werkt zoals je dat mag verwachten. Een erg leuke toevoeging is dat je via de Stip•t App (voor iOs of Android) foto’s kunt maken en die kunt doorsturen naar de Cloud. Als je jezelf aanleert om direct een foto te maken van ieder bonnetje of factuur, zodra je die onderweg ontvangt, dan raak je nooit meer bonnetjes kwijt, omdat Stip•t ze direct opslaat in je archief. Wanneer je dan gaat boekhouden herinnert een vriendelijk rond bolletje bij het icoontje “Mobiel” je eraan dat je nog te verwerken inkoopfacturen hebt.

Via eVerbinding is het ook mogelijk om UBL-facturen op te halen en automatisch te verwerken.

Daarnaast is het mogelijk om Stip•t middels POP3 een email-account (bijvoorbeeld facturen@uwbedrijf.nl) uit te laten lezen. U heeft daarmee al uw inkomende facturen direct in een archief.

Met deze opties is Stip•t helemaal voorbereid op een nieuwe volledig digitale manier van werken. Andere partijen roepen in hun marketing veel over “Robotic Accounting”, maar Stip•t heeft het écht. En het werkt!

 

Eén ding wat ik echter mis is de mogelijkheid om te werken met een ‘split-screen’. In dat geval zie je links de boeking doe je aan het maken bent en rechts heb je de factuur zichtbaar waar je op dat moment mee aan het werken bent. Stip•t heeft wel de mogelijkheid om via de optie ‘Bekijk’ snel (en dan bedoel ik écht snel) een voorbeeld te bekijken, maar door de manier waarop de schermen georganiseerd zijn (over elkaar) is het nét ff niet lekker zichtbaar. Wanneer u met twee schermen werkt, kunt u wel de boekingenweergave op het ene beeldscherm en de voorbeeldweergave op het andere beeldscherm zetten.

 

Bank

Uiteraard kunnen bankafschriften worden ingelezen middels MT940 bestanden of de moderne CAMT053 versie. Er is geen volautomatische bankkoppeling, u zult dus zelf periodiek (in de praktijk zal dat 1x per maand zijn) de bankafschriften moeten downloaden bij de bank en inlezen in het systeem. Als u deze op een vaste locatie op uw computer opslaat, dan gebeurt dat automatisch bij het starten van het programma Stip•t. Per ongeluk een bestand dubbel gedownload? Het systeem herkent dat en slaat het bestand over. Maandje gemist? Het systeem geeft met rode getallen aan dat er een bankafschrift ontbreekt.

 

Het systeem hanteert een aantal regels om de verwerking van banktransacties te vereenvoudigen. Zo zullen transacties op basis van een IBAN-nummer wat reeds bekend is bij een relatie automatisch aan die relatie gekoppeld worden. Ook heeft het systeem herkenning op basis van factuurnummers in de omschrijving, zelfs al het IBAN-nummer nog niet bekend is. Stip•t onthoud keuzes die je maakt en maakt daarvoor boekingsregels aan. Het systeem is als het ware ‘zelf lerend’. Het is ook mogelijk handmatig boekingsregels aan te maken, zoals bijvoorbeeld een kenteken in een omschrijving koppelen aan de Motorrijtuigenbelasting of een polisnummer aan het grootboek Verzekeringen.

 

Er is geen mogelijkheid tot het genereren van een betaalbatch, dus u zult zelf de betalingen óók in de bank moeten invoeren. Dat kan bij sommige ondernemers tot dubbelwerk leiden. Sommige concurrenten maken het wel mogelijk om slechts één keer de factuur te verwerken (in het boekhoudpakket) en daarna direct door te sturen naar de bank, zodat de betaling klaar staat en alleen nog maar geaccordeerd hoeft te worden. Indien u bankiert bij KNAB, dan heeft u echter niets aan deze functie, want KNAB accepteert geen betaalbatches: daar moet u sowieso 2x een inkoopfactuur verwerken (1x in KNAB en 1x in Stip•t). Een mogelijke workflow zou kunnen zijn: inkoopfactuur betalen via de bank, dan de banktransactie inlezen in Stip•t en dan vanuit de banktransacties direct een inkoopfactuur aanmaken. Op die manier verwerkt u de inkoopfacturen efficiënt.

 

Afschrijven

Veel ondernemers vinden het lastig om de afschrijvingen te berekenen. Of ze vergeten om de boekingen te maken in hun administratie. Met Stip•t is dat een fluitje van een cent: u heeft slechts een aantal gegevens nodig: aanschafwaarde, restwaarde, aanschafdatum en gebruiksduur. Het systeem berekend automatisch de maandelijkse afschrijving en boekt die ook nog eens keurig in maandelijkse boekingen. Tot op de cent nauwkeurig! En als u dan ook nog zelf de afschrijvingenstaat aan uw accountant laat zien, weet ik zeker dat hij trots gaat zijn op u!

 

Btw-aangifte

Ook de Btw-aangifte werkt gewoon zoals u dat mag verwachten. De kwaliteit en degelijkheid is binnen Stip•t consistent verwerkt in alle modules. De BTW overzichten worden real-time bijgewerkt, dus u hoeft niets te refreshen. Er is ‘drill down’ functionaliteit, zodat u vanuit de aangifte direct kunt controleren welke transacties daarin betrokken zijn, netjes gesorteerd per aangifte rubriek.

 

Stip•t is aangesloten op de Digipoort. Dat betekent dat u niet meer apart hoeft in te loggen op het ondernemersportaal van de Belastingdienst (waar ligt die brief met m’n gebruikersnaam? Wat was mijn wachtwoord ook alweer?) om vervolgens de aangifte over te typen. Nee, u kunt deze gewoon direct vanuit de software verzenden naar de Belastingdienst. U hoeft daarvoor niet zelf te beschikken over een eigen PKI-certificaat. Wilt u toch liever zelf de aangifte handmatig overnemen? Dan kan ook, de keuze is aan u.

 

Starten met een bestaande administratie

Als u wilt starten met een bestaande administratie of gedurende het jaar wilt beginnen, dan kunt u de openstaande facturen (inkopen & verkopen) het beste gewoon verwerken op de factuurdatum. Wanneer u vervolgens een openingsbalans genereert, zullen de saldo’s debiteuren en crediteuren automatisch bijgewerkt worden. Vervolgens kunt u de overige balansposten opvoeren.

Mocht er toch een verschil ontstaan tussen de sub administraties debiteuren/crediteuren en het grootboeksaldo in de financiële administratie, dan geeft het pakket daarvoor een waarschuwing.

Voorafgaande facturen kunnen ook middels de drag-and-drop functionaliteit geïmporteerd worden, mits u over deze bestanden beschikt. Het importeren van een relatiebestand middels Excel of CSV is helaas niet mogelijk.

 

Schoonheidsfoutjes

Valt er dan helemaal niets aan te merken op Stip•t ? Ja toch wel. Zo is het mij bijvoorbeeld niet gelukt om de e-mail functionaliteit aan de praat te krijgen. Hiermee is het mogelijk om rechtstreekse e-mail te verzenden vanuit Stip•t, zoals het versturen van verkoopfacturen en betalingsherinneringen.

Ik heb 3 verschillende e-mailproviders geprobeerd, maar geen van de providers kreeg ik aan de praat. Dat zou kunnen liggen aan een exotische inrichting aan de kant van de e-mailprovider. Zorg in ieder geval dat u de juiste gegevens (SMTP-server, poortnummer, gebruikersnaam, wachtwoord, SSL/TLS) paraat hebt.

Soms veroorzaakt het systeem een foutmelding. In dat geval “crasht” het systeem en bent u de gegevens waar u op dat moment aan werkte (in die betreffende module) kwijt. Wanneer u ervoor kiest de crashreports naar de softwareleveranciers te verzenden, dan kan deze de fouten opsporen en verbeteren in een volgende release.

 

Prijzen

Stip•t is verkrijgbaar in één versie, van €350,- per jaar. Dat komt neer op ongeveer € 29,- per maand. Daarmee kunt u 5 administraties verwerken, eigenlijk kost het pakket u nog geen € 6,- per maand per administratie. Zeker wanneer u meer dan één administratie verwerkt kan Stip•t snel voordelig zijn. Alternatieve leveranciers bieden misschien een product aan wat gelijk geprijsd is, maar die zijn vaak lang niet zo compleet als Stip•t.

 

Wilt u samenwerken met uw accountant? Ook dat kan! Deze kan over een gratis meekijk licentie beschikken. Heeft u meer administraties nodig? Tegen een kleine meerprijs kan uw licentie uitgebreid worden met extra administraties. Het programma is zowel beschikbaar voor Microsoft Windows als voor Apple Mac OS X en dat laatste is ook bijzonder, want er zijn niet veel boekhoudprogramma’s voor Apple computers beschikbaar.

 

Conclusie

Stip•t is een behoorlijk compleet pakket en springt er met name uit door het gebruik van een lokale cliënt software. Daardoor heeft de gebruiker toch het gevoel te werken met een lokaal programma (het ‘voelt snel’ aan), maar worden tevens de voordelen van een online programma (centrale dataopslag, externe back-ups, automatische updates) benut. Stip•t komt ‘out-of-the-box’ met een bijzonder complete inrichting. U kunt als ondernemer direct aan de slag en door alle vooraf ingestelde settings bent u supersnel op weg naar een betrouwbare administratie.

Een échte aanrader dus! 

 

 

 

Over de reviewer

Jules van Delden is afgestudeerd als Master of Science in Accounting aan Nyenrode Business Universiteit te Breukelen. Zijn vakgebied bevindt zich op het snijvlak waar IT en accountancy elkaar raken. Hij houdt zich dagelijks bezig met online applicaties, van boekhoud- en fiscale software tot aan webshopsystemen. Zo heeft hij een bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van een normenkader, wat door het SRA gehanteerd wordt bij de certificering van software. Jules van Delden heeft een eigen onafhankelijk bureau: Zijfers Financiële Expertise waarmee hij ondernemers adviseert om optimaal gebruik te maken van de informatietechnologische mogelijkheden die heden ten dagen aan ondernemers ter beschikken staan.

 

 

 

Quotes

“Een klassieke ogend boekhoudpakket, met alle moderne functionaliteit die je van een online pallet mag verwachten”

 

“Out-of-the-box bijzonder compleet ingericht”

 

“100% voorbereid op ‘Robotic Accounting’”

 

“ Een implementatie van ‘ouderwets’ boekhouden in een modern jasje”

 

“Een betrouwbaar boekhoudpakket waar ik mijn volledige administratie aan zou toevertrouwen.”